Tätigkeiten und Erfahrung im Office Management
Im Laufe der Zeit konnte ich Erfahrung in verschiedenen Office-Bereichen sammeln, einerseits als Sekretärin in der Unterstützung und Entlastung verschiedener Vorgesetzter, andererseits als Assistentin für kleinere und größere Mitarbeiterteams in unterschiedlichen IT-Bereichen, im Groß- und Einzelhandel, in der Branche Gebäude- und Fassadenreinigung sowie in Eventmanagement und der Veranstaltungstechnik. Ich kenne die Mitarbeit im Konzernumfeld mit straff vorgegebenen Prozessen und Tools sowie auch im Klein- und Mittelbetrieb, wo man als Assistenz alleinverantwortlich für Ablauf und Organisation sorgt.
Durch ständige Fortbildung erweitere ich mein Wissen, um vielseitig einsetzbar zu bleiben. Erfahrung im Office Management, vielseitiges Interesse, IT-und Zahlen-Affinität, hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit, Ehrlichkeit, freundliches Auftreten und meine offene Art zeichnen mich aus!
Berufsweg und Tätigkeiten
- 10/2022 bis heute: ETS Elektrotechnik Frank Schmidt GmbH – Assistentin der Geschäftsleitung
- 05/2023 bis heute: Prime Mobility & Consulting GmbH – Backoffice
- 02/2021 bis heute: allincar rent GmbH – Office Management
- 06/2021 bis 04/2022: Dr. Schilhan Holding GmbH, Buchhaltung ab 11/21, davor Front-/Backoffice
- 03/2018 bis 12/2020: Webdesign by Anwa e.U.
- 06/2017 bis 12/2020: 4EVENTS GmbH, Graz – Office Management
- 10/2016 bis 06/2017: Dr. Schilhan Gebäudereinigung GmbH, Graz – Assistenz der Betriebsleitung
- 01/2016 bis 02/2017: Draxler GmbH, Groß St. Florian – Assistenz, Lohnverrechnung – geringfügig
- 01/2013 bis 12/2015: Fidelity Information Services GmbH, Graz – kaufm. Assistentin
- 01/2012 bis 12/2012: WAFF Arbeitsstiftung, [unit]IT Dienstleistungs GmbH & Co KG, C+P Glabischnig
- 07/1987 bis 12/2011: Siemens AG , Wien und Graz – Assistenz, Projektassistenz
Was hab ich nicht schon alles gemacht ….
ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (ETS)
Büro-Organisation, Prozessoptimierung, strukturierte Ablage – Büroleitung ♦ Einführung von SW (Taifun) und Umorganisation auf Netzwerk mit Serverlösung ♦ Anlagenbücher, Prüfprotokolle, E-Attest ♦ Auftragswesen bis hin zur Fakturierung (Taifun) ♦ Teilnahme an Ausschreibungen (vemap) ♦ Rechnungsprüfung und Zahlungsverkehr ♦ Vorbereitung Buchhaltung/Lohnverrechnung u. Controlling ♦ Verantwortung für SW und HW im Betrieb, Einkauf, 1st-Level Support ♦ Fuhrpark ♦ Kundenbetreuung ♦ Erstellung von Unterlagen wie Sicherheitsunterweisungen ♦ Schnittstelle intern zw. GF und Mitarbeitern sowie extern zu Steuerberater, AUVA, Versicherungen, AMS, Marketing usw. ♦ Mitwirken Firmengründung (Blitzschutz), Organisation, MA-Übernahme, Termine STB, Ämter ♦ Ein-/Ausgabenrechnung für Immobilien
BACKOFFICE (Prime Mobility, TZ)
Eingangsrechnungsprüfung, Zahlungsverkehr (ER, FA, ÖGK, …) ♦ BH/LV-Vorbereitung, Schnittstelle zu Stb ♦ Fakturierung und Unterstützung intern
OFFICE MANAGEMENT (allincar, TZ)
Mietvertragserstellung ♦ Kundenbetreuung, KFZ-Service-Termine, Schadensabwicklung, Bearbeitung Strafen ♦ Fakturierung, Mahnwesen (Einführung von SW: bizsoft) ♦ ER-Kontrolle und Rechnungsfreigabe ♦ Kundenbetreuung, Service-Termine, Schadensabwicklung, Strafen u. Lenkererhebungen ♦ Buchhaltung (in Datev) und Bilanzvorbereitung ♦
OFFICE MANAGEMENT – ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (4Events)
Assistenz der Geschäftsführung (Termine, Besprechungen, Mitschriften) ♦ Einführung Software (bizsoft) für Auftragswesen, Prozessoptimierung ♦ Angebote, Fakturierung, Kundenkorrespondenz ♦ Schnittstelle GF / Kunde / Mitarbeiter / Lohnverrechnung und Buchhaltung ♦ Fotobox-Angebote, Planung, Lieferung- und Abholung ♦ Büroleitung (2 Mitarbeiterinnen) ♦ DSGVO ♦ verschiedene Corona-Förderanträge und Abwicklung
ASSISTENZ DER BETRIEBSLEITUNG, BUCHHALTUNG (Dr. Schilhan Gebäudereinigung u. Dr. Schilhan Holding)
Vorbereitung und Teilnahme an ISO-Audits ♦ Kennzahlpflege, ISO Normen, Dokumentenpflege ♦ Prozessoptimierung ♦ EDV-Organisation, Email-Umstellung auf Outlook, Netzwerkadaptierung, Handyverträge, Hard- und Software (Einkauf, Installation, Administration), 1st-/2nd-level-Support ♦ SAP CRM Anwendung und Admin, Auftragswesen, Reklamationen ♦ Pflege von MA-Arbeitszeiten in BMD NTCS ♦ Zuarbeit Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Handkasse, Buchungsvorerfassung ♦ Bestellwesen (Arbeitskleidung, Büromaterial) ♦ Besprechungs-Terminkoordination in Outlook, Protokoll ♦ Soll-/Ist-Vergleich, Analysen und Kostenverfolgen (MS Excel) ♦ Empfang, Lehrlingsbeauftragte ♦ Buchhaltung, Bankverbuchung (BMD NTCS)
ASSISTENZ, LOHNVERRECHNUNG (Draxler, TZ)
Lohnverrechnung (RZA easy), Arbeitsrecht ♦ Korrespondenz mit Ämtern, Betriebsstättenprüfung ♦ Homepage-Erstellung (WordPress)
KAUFM. ASSISTENZ UND UNTERSTÜTZUNG DER GF-ASSISTENZ (FIS Development)
Schnittstelle zwischen Lohnverrechnung, Buchhaltung und Controlling ♦ Rechnungslegung (MS Word) ♦ Umsatz- und Kostenplanung, Plan-/Ist-Vergleich, Auslastungs- und Projektkostenverfolgung (MS Excel) ♦ Forecast Erstellung ♦ Rückstellungsrechnung ♦ Berechnung Prämiengelder ♦ Gehaltsfreigabe, Überweisungen ♦ Statistiken und Analysen (MS Excel) ♦ administr. Aufgaben im Bereich HR ♦ MA-Unterstützung intern ♦ Standortorganisation ♦ Lieferantenkorrespondenz
VERTRIEBSASSISTENZ (unit-IT)
Unterstützung in Ein- und Verkauf (Logistikgeräte) ♦ Reparaturabwicklung für Kunden ♦ Wartungsverträge (SAP) ♦ Angebot, Auftrag und Rechnungslegung (in SAP ERP)
ASSISTENZ BZW. PROJEKTASSISTENZ (Siemens AG)
Unterstützung verschiedener Vorgesetzter und Mitarbeiterteams in Schriftverkehr♦ Korrespondenz und Telefonie ♦ Besprechungs- und Terminkoordination in Outlook ♦ Protokollführung (MS Word) ♦ Präsentationen (MS PowerPoint) ♦ Arbeitszeitmanagement, Zeiterfassung, Monatsabschlusstätigkeiten (AZM) ♦ Reisemanagement wie Planung, Flug-, Hotel- oder Leihwagenbuchung ♦ Reiseabrechnung (SAP ERP) ♦ Büroorganisation, Bestellwesen, Verwaltung (SAP ERP) ♦ Schulungskoordination, Kursanmeldungen, Organisation ♦ HR-unterstützende Tätigkeiten, Urlaubsplanung, Abwesenheiten ♦ Unterstützung in Kosten- und Projektcontrolling (MS Excel) ♦ Verrechnungsaufbereitung (MS Excel) ♦ Analysen und Statistiken
Soweit zu meiner bisherigen beruflichen Laufbahn 🙂
